公司访客登记

一、适用场景

1、公司类型

• 10~300人的中小微型企业
• 无需购买闸机等硬件
• 希望数字化登记访客信息，方便后期查询统计

2、使用人员

公司前台、行政、保安、门卫等，无需培训。

3、搭建成本

• 公司前台、行政等文员可以自行创建访客登记二维码，无需IT背景。
• 从制作二维码到投入使用，预计需要20-30分钟。

二、核心用途

1、访客信息快速收集

访客用手机扫码自助填写，减少手工录入负担。

2、提高前台接待效率

前台引导访客扫码记录，可在后台及时查看访客信息，通知被访人等。

3、数据后期可查

所有来访记录自动保存，日后需要查访客资料或做访客分析时更清晰。

4、提升公司形象

无需纸质登记，让前台更显专业。保护访客隐私。

三、  使用流程

1、修改模板

根据实际需要，修改模板。当前模板已经配置了欢迎语，访客基本信息等。你可以修改公司名称，增加其他需要收集的信息。如身份证号、车牌号等。

2、生成并打印二维码

• 二维码内容制作完成后，你可以选择标签样式，修改公司名称，上传公司logo等
• 下载并打印二维码，用A4纸直接打印出来就可以投入使用
• 摆放、张贴在前台或门口显眼位置

3、访客扫码登记

• 访客使用手机扫描二维码
• 填写姓名、电话、被访人、来访事由等
• 提交后获得登记凭证

4、前台查看登记凭证

• 前台查看登记凭证，确认登记成功
• 通知被访人接待

5、后续数据管理

• 工作台会保存所有访客数据，数据长期有效
• 支持搜索、筛选、导出 Excel到本地

四、进阶用法

为了满足绝大多数公司的日常访客登记需求，我们在模板中仅配置了核心功能。若您有更深入的管理需求，可在后台启用以下进阶功能：

1、访客签字

场景：如果您的企业有需求，可在表单中添加手写签名组件。要求访客必须扫码阅读并同意相关须知协议，才能完成登记。

设置方式：表单设置-添加手写签名组件-设置为必填项。

2、根据情况选填内容

场景：根据访客填写的内容，动态显示或隐藏相应字段。例如，“面试”事由会要求填写“应聘职位”，其他事由无需此项。

设置方式：表单设置-添加单选组件-添加字段显示规则。

3、访客信息审批

场景：访客登记后，访客登记后，需要行政或安全部门审核通过才能正式进入，适合对访客进出管控要求较高的企业。

设置方式：表单设置-后续流程设置-数据审批。开启数据审批，并且选择相应的审批人员。

4、制作可视化看板

场景：将访客数据同步到腾讯文档。腾讯文档支持分享给其他同事，也可以制作成数据报表，让领导随时了解访客情况。

设置方式：找到访客登记的表单-同步到腾讯文档-授权后自动完成同步。可以直接分享给其他同事或领导查看，或制作统计报表与看板

五、  常见问题

1、访客不会扫码或者没有网络怎么办？

如果访客不方便扫码登记，前台工作人员可以用自己的手机帮访客填写，或保留纸质表单做应急。

2、这套系统免费能用吗？

免费就可以使用

• 不限制扫码登记人数和次数，访客数据长期保存、可以随时查看。免费版就可以长期稳定使用。
• 能够满足基本的来访登记与数据管理需求。

付费版提供更多功能

• 去除二维码底部的草料标识，增强企业品牌形象。可以购买基础版（780元/元）。
• 需要多个成员协作管理二维码、审批访客数据。可以购买旗舰版（2680元/年）。详细的选购建议见：版本选购建议

3、草料如何保障我的信息安全？

用户的数据安全是我们的首要任务。草料已通过公安局等保三级认证、阿里云安全渗透测试，安全防护能力获得业界认可。

自2012年以来，我们为超过1000万用户及北京冬奥会、浙江驻京办等多个大型项目提供稳定可靠的服务。也将持续加强安全措施，确保您的数据始终得到严格保护。查看数据安全保护措施